Клієнт входить до порталу, відкриває список замовлень і вибирає потрібне замовлення. Клієнт використовує загальне поле повідомлення, якщо питання стосується всієї заявки. Якщо примітка стосується лише одного завантаженого документа, клієнт додає її до відповідного файла, коли показано окреме поле. Поява повідомлення в замовленні або підтвердження надсилання показує, що воно прийняте.
Які основні кроки?
Клієнт входить до облікового запису, відкриває розділ замовлень і знаходить замовлення за номером або темою. Клієнт відкриває замовлення, пише повідомлення у відповідному полі та користується доступною дією для збереження чи надсилання. Клієнт перевіряє історію або підтвердження прийняття.
Коли використовувати загальний коментар?
Він підходить для питання про строк, отримання, пропозицію або дію, що стосується всіх документів. Коментар коротко описує запит і відповідну частину замовлення. Тоді повідомлення не буде помилково прив’язане лише до одного файла.
Коли коментар має стосуватися файла?
Клієнт вибирає поле конкретного файла для виправлення імені, сторінки, терміна чи іншої примітки лише до цього документа. У коментарі зазначаються файл і точна зміна. Якщо окремого поля немає, клієнт залишає загальний коментар та однозначно вказує файл.
Чи можна додати новий файл разом із коментарем?
Якщо замовлення дозволяє додаткові завантаження, клієнт додає читабельний файл до того самого замовлення та пояснює його зміст. Клієнт не створює друге замовлення лише для доповнення, якщо команда не попросила. Клієнт перевіряє успішне завершення завантаження.
Що має містити корисний коментар?
У коментарі зазначаються номер замовлення, документ або файл, сторінка та конкретне прохання. Для виправлення в коментарі наводиться правильний текст, для питання про строк — потрібна дата. Клієнт не надсилає паролі, дані картки чи інформацію, не потрібну для опрацювання.
Чи змінює коментар автоматично ціну або строк?
Ні. Він передає прохання чи уточнення, але не підтверджує автоматично новий обсяг, ціну або строк. Якщо зміна впливає на роботу, клієнт чекає відповіді команди та явного підтвердження оновлених умов.
Що робити, якщо коментар не відображається?
Клієнт перевіряє правильність замовлення і використання доступної дії надсилання чи збереження. Клієнт один раз оновлює сторінку та переглядає історію. Клієнт не надсилає той самий текст багаторазово. Якщо його немає, клієнт звертається до команди й називає номер замовлення.
Чи підходить коментар для термінового питання?
Він зберігає розмову в замовленні, але не гарантує негайного перегляду. Для справді термінової зміни клієнт також користується вказаним каналом зв’язку та повідомляє номер замовлення після додавання примітки, щоб команда швидко знайшла відповідне звернення.