За да добави коментар, клиентът влиза в клиентския портал, отваря списъка с поръчки и избира точната поръчка. Клиентът използва общото поле за съобщение, когато въпросът засяга цялата заявка. Когато бележката е само за един качен документ, клиентът я добавя към съответния файл, ако такова поле е показано. Преди да напусне страницата, клиентът проверява дали съобщението се вижда в поръчката или дали екранът потвърждава изпращането му.
Какви са основните стъпки?
Клиентът влиза с профила, отваря раздела с поръчките и намира поръчката по номер или предмет. Клиентът я отваря, написва съобщението в подходящото поле и използва показания бутон за записване или изпращане. Появата на коментара в хронологията или потвърждението за приемане показва, че той е записан.
Кога да използвам общ коментар?
Общият коментар е подходящ за въпрос за срок, начин на получаване, оферта или действие, което засяга всички документи. Клиентът посочва накратко какво иска и към коя част от поръчката се отнася. Така съобщението няма да бъде свързано погрешно само с един файл.
Кога коментарът трябва да е към файл?
Клиентът избира поле към конкретния файл при поправка на име, страница, термин или друга бележка само за този документ. Клиентът написва името на файла и точната промяна. Ако отделно поле не се показва, клиентът добавя общ коментар и назовава файла недвусмислено.
Мога ли да добавя нов файл заедно с коментара?
Когато поръчката позволява допълнително качване, клиентът добавя четливия файл към същата поръчка и обяснява какво представлява. Втора поръчка само за допълнение не се създава, освен при изрично указание от екипа. Клиентът проверява дали качването е приключило успешно.
Какво да съдържа полезният коментар?
Клиентът посочва номера на поръчката, документа или файла, страницата и конкретното искане. При корекция клиентът написва правилния текст. При въпрос за срок клиентът посочва желаната дата. Клиентът не изпраща пароли, данни за карта или друга информация, която не е необходима за обработката.
Променя ли коментарът автоматично цената или срока?
Не. Коментарът предава искане или уточнение, но не е автоматично потвърждение на нов обхват, цена или срок. Ако промяната засяга работата, клиентът изчаква отговор от екипа и ясно потвърждение на актуалните условия, преди да приеме, че е включена.
Какво да направя, ако коментарът не се вижда?
Клиентът проверява дали е в правилната поръчка и дали е използвано действието за изпращане или записване. Клиентът обновява страницата веднъж и преглежда хронологията. Клиентът не изпраща многократно един и същ текст. Ако липсва, клиентът се свързва с екипа и посочва номера на поръчката.
Подходящ ли е коментарът за спешен въпрос?
Коментарът пази разговора към поръчката, но не гарантира незабавно разглеждане. При наистина спешна промяна клиентът използва посочения канал за контакт и съобщава номера на поръчката, след като е оставил бележката. Така екипът може да намери случая без забавяне.