In breve, un certificato bulgaro di nascita o di matrimonio viene normalmente presentato come duplicato quando il primo esemplare è già stato rilasciato. I certificati di identità dei nomi, stato civile, composizione familiare, parentela, eredi o capacità di contrarre matrimonio con un cittadino straniero sono presentati come esemplari ufficiali aggiornati rilasciati dal comune competente.
I termini «originale» e «duplicato» hanno un significato preciso nei documenti di stato civile. L'atto di nascita o di matrimonio è l'iscrizione conservata nel registro comunale. Da tale iscrizione viene rilasciato un certificato: il primo certificato emesso dopo la registrazione è l'originale, mentre ogni certificato successivo è un duplicato. La distinzione è prevista espressamente dalla normativa bulgara sul sistema unificato di registrazione civile.
Il duplicato non è una fotocopia e non ha un valore probatorio inferiore. È un nuovo documento ufficiale rilasciato dall'ufficiale di stato civile sulla base del registro. Per il decesso si utilizza generalmente un estratto dell'atto di morte; a seconda della procedura può essere richiesta una trascrizione integrale o una copia autenticata dell'atto.
Per gli altri certificati comunali non esiste una regola generale che imponga sempre la dicitura «originale» o «duplicato». Contano il tipo esatto di certificato, la data di rilascio, la firma e il timbro, oltre alla destinazione. L'ente ricevente può richiedere un documento recente o un modello specifico anche se un documento di contenuto analogo è già stato utilizzato altrove.
Per un documento comunale bulgaro destinato all'estero occorre stabilire anche il percorso di autenticazione. Dal 1º gennaio 2019 le apostille sui documenti rilasciati dai sindaci e dalle amministrazioni comunali sono emesse dall'amministrazione regionale competente. In presenza di un altro regime applicabile, il documento può richiedere la legalizzazione oppure essere esente da apostille in base a un regolamento dell'Unione europea, una convenzione multilaterale o un accordo bilaterale di assistenza giudiziaria.
La forma corretta non dipende quindi soltanto dal paese di destinazione né dal solo fatto che il documento sia comunale. Autorità emittente, tipo di documento, firma autorizzata, paese di utilizzo e requisiti dell'ente destinatario vengono valutati insieme. Da tale verifica deriva la sequenza corretta di apostille o legalizzazione, traduzione e certificazione della traduzione.
La Fit Trans può esaminare una copia leggibile e la destinazione dichiarata del documento. Il preventivo può comprendere il documento comunale già rilasciato, l'autenticazione applicabile, la traduzione e gli esemplari certificati, coordinando tutte le fasi in un unico servizio.
Fonti ufficiali: normativa bulgara sulla registrazione civile e informazioni del Ministero degli Affari esteri bulgaro su autenticazione e legalizzazione.