Συνοπτικά, ένα βουλγαρικό πιστοποιητικό γέννησης ή γάμου συνήθως προσκομίζεται ως μεταγενέστερα εκδοθέν επίσημο αντίτυπο, όταν το πρώτο πιστοποιητικό έχει ήδη εκδοθεί. Τα πιστοποιητικά ταυτοπροσωπίας ονομάτων, οικογενειακής κατάστασης, μελών οικογένειας, συγγένειας, κληρονόμων ή ικανότητας σύναψης γάμου με αλλοδαπό παρουσιάζονται ως πρόσφατα επίσημα έγγραφα της αρμόδιας δημοτικής αρχής.
Οι όροι «πρωτότυπο» και «αντίτυπο» έχουν συγκεκριμένη έννοια στα έγγραφα ληξιαρχικής κατάστασης. Η πράξη γέννησης ή γάμου είναι η εγγραφή που τηρείται στο δημοτικό μητρώο. Με βάση αυτήν εκδίδεται πιστοποιητικό: το πρώτο πιστοποιητικό μετά την καταχώριση είναι το πρωτότυπο, ενώ κάθε μεταγενέστερο είναι επίσημο αντίτυπο. Η διάκριση προβλέπεται ρητά στον βουλγαρικό κανονισμό για το ενιαίο σύστημα ληξιαρχικής καταχώρισης.
Το μεταγενέστερο αντίτυπο δεν είναι φωτοτυπία ούτε έχει μικρότερη αποδεικτική αξία. Είναι νέο επίσημο έγγραφο που εκδίδεται από ληξίαρχο βάσει του μητρώου. Για θάνατο χρησιμοποιείται συνήθως απόσπασμα της ληξιαρχικής πράξης θανάτου· ανάλογα με τη διαδικασία μπορεί να απαιτείται πλήρες αντίγραφο ή επικυρωμένο αντίγραφο της πράξης.
Για τα υπόλοιπα δημοτικά πιστοποιητικά δεν υπάρχει γενικός κανόνας που να επιβάλλει σε όλα την ένδειξη «πρωτότυπο» ή «αντίτυπο». Σημασία έχουν το ακριβές είδος, η ημερομηνία έκδοσης, η υπογραφή, η σφραγίδα και ο σκοπός χρήσης. Ο φορέας παραλαβής μπορεί να ζητήσει πρόσφατα εκδοθέν έγγραφο ή συγκεκριμένο έντυπο, ακόμη και αν παρόμοιο έγγραφο έχει ήδη χρησιμοποιηθεί αλλού.
Για βουλγαρικό δημοτικό έγγραφο που προορίζεται για το εξωτερικό καθορίζεται και η οδός πιστοποίησης. Από την 1η Ιανουαρίου 2019, η επισημείωση της Χάγης για έγγραφα δημάρχων και δημοτικών διοικήσεων εκδίδεται από την αρμόδια περιφερειακή διοίκηση. Σε άλλο εφαρμοστέο καθεστώς μπορεί να απαιτείται προξενική νομιμοποίηση ή να υπάρχει απαλλαγή από επισημείωση βάσει κανονισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης, πολυμερούς σύμβασης ή διμερούς συμφωνίας δικαστικής συνδρομής.
Η σωστή μορφή δεν καθορίζεται μόνο από τη χώρα προορισμού ούτε μόνο από τη δημοτική προέλευση. Εξετάζονται μαζί η αρχή έκδοσης, το είδος του εγγράφου, η εξουσιοδοτημένη υπογραφή, η χώρα χρήσης και οι απαιτήσεις του φορέα παραλαβής. Έτσι προσδιορίζεται η σειρά για επισημείωση ή νομιμοποίηση, μετάφραση και επικύρωση της μετάφρασης.
Η La Fit Trans μπορεί να ελέγξει ευανάγνωστο αντίγραφο και τον δηλωμένο σκοπό του εγγράφου. Η προσφορά μπορεί να περιλάβει το ήδη εκδοθέν δημοτικό έγγραφο, την απαιτούμενη πιστοποίηση, τη μετάφραση και τα επικυρωμένα αντίτυπα, με συντονισμό όλων των σταδίων ως ενιαία υπηρεσία.
Επίσημες πηγές: βουλγαρικός κανονισμός ληξιαρχικής καταχώρισης και οδηγίες του βουλγαρικού Υπουργείου Εξωτερικών για πιστοποίηση και νομιμοποίηση.