En bref, un certificat bulgare de naissance ou de mariage est normalement présenté sous forme de duplicata lorsque le premier exemplaire a déjà été délivré. Les certificats d'identité de noms, d'état civil, de composition familiale, de liens de parenté, d'héritiers ou de capacité à épouser un ressortissant étranger sont présentés sous forme d'exemplaires officiels récents délivrés par la commune compétente.
Les termes « original » et « duplicata » ont un sens précis pour les documents d'état civil. L'acte de naissance ou de mariage est l'inscription conservée dans le registre municipal. Un certificat est délivré à partir de cette inscription : le premier certificat établi après l'enregistrement est l'original, tandis que chaque certificat ultérieur est un duplicata. Cette distinction figure expressément dans la réglementation bulgare relative au système unifié d'état civil.
Un duplicata n'est pas une photocopie et sa valeur probante n'est pas inférieure. Il s'agit d'un nouveau document officiel délivré par un officier d'état civil à partir du registre. Pour un décès, le document habituel est un extrait de l'acte de décès ; selon la procédure, une copie intégrale ou une copie certifiée de l'acte peut être demandée.
Il n'existe pas de règle générale imposant à tous les autres certificats municipaux la mention « original » ou « duplicata ». La nature exacte du certificat, sa date de délivrance, la signature, le cachet et son usage prévu sont déterminants. L'organisme destinataire peut exiger un document récemment délivré ou un formulaire particulier, même si un document au contenu proche a déjà servi ailleurs.
Le mode d'authentification doit également être établi pour un document municipal bulgare destiné à l'étranger. Depuis le 1er janvier 2019, l'apostille des documents délivrés par les maires et les administrations municipales relève de l'administration régionale compétente. Selon le régime applicable, le document peut nécessiter une légalisation ou être dispensé d'apostille par un règlement de l'Union européenne, une convention multilatérale ou un accord bilatéral d'entraide judiciaire.
La forme correcte ne dépend donc ni du seul pays de destination ni de la seule origine municipale. L'autorité émettrice, la nature du document, la signature habilitée, le pays d'utilisation et les exigences de l'organisme destinataire sont examinés ensemble. Cette analyse détermine l'ordre de l'apostille ou de la légalisation, de la traduction et de la certification de la traduction.
La Fit Trans examine une copie lisible et la destination déclarée du document. Le devis peut comprendre le document municipal déjà délivré, l'authentification applicable, la traduction et les exemplaires certifiés, avec une coordination de toutes les étapes dans une prestation unique.
Sources officielles : réglementation bulgare de l'état civil et informations du ministère bulgare des Affaires étrangères sur l'authentification et la légalisation.