Академичната справка описва част или целия ход на обучение и обикновено съдържа имена на дисциплини, оценки, кредити, хорариум, семестри и данни за висшето училище. Тя може да придружава диплома, да удостоверява незавършено обучение или да служи при прехвърляне, кандидатстване, признаване на период на обучение и професионална процедура. Поради различното предназначение справката не се приравнява автоматично на диплома или приложение към диплома.
Нуждата от легализация на академична справка се определя от институцията, която ще я получи. В някои случаи е достатъчен точен или заверен превод, а в други се изискват оригинал, официален препис, апостил или допълнително удостоверяване. Легализацията потвърждава произхода на подписа, печата или качеството на подписалото лице; тя не признава образование и не потвърждава сама по себе си съдържанието на оценките.
При академична справка, издадена от българско висше училище или научна организация, се проверяват издателят, подписите и печатите, регистрационният номер, датата и връзката между всички страници. Когато държавата и получателят изискват апостил, за приложимите образователни и удостоверителни документи от тези институции НАЦИД публикува административна услуга №921. Допустимостта се преценява по конкретния документ, а не само по заглавието „академична справка“.
За държава по Хагската конвенция апостилът обичайно заменя пълната дипломатическа легализация. Действащ договор за правна помощ може да освобождава документа от апостил, докато при друга държава може да е нужен консулски маршрут. Дори когато формалната заверка не е необходима, университетът, работодателят или администрацията може да има собствени правила за езика, вида на превода, давността и начина на подаване.
Чуждестранна академична справка за използване в България следва режима на държавата на издаване и изискванията на конкретния български получател. В зависимост от произхода това може да означава апостил, освобождаване по договор или пълна легализация, последвани от превод на български. Нотариалната заверка на копие или на подпис на преводач не замества удостоверяването на чуждия публичен документ, когато такова се изисква.
При превода се поддържат последователни имената на студента и институцията, степента и специалността, дисциплините, кредитите, хорариумът, оценките и скалата за оценяване. Таблиците, бележките, печатите и всички приложения са част от смисъла на документа. Ако справката се представя заедно с диплома, приложение или уверение, единното изписване на термините и собствените имена помага комплектът да бъде разбираем за получателя.
Ла Фит Транс преглежда четливо копие на всички страници, държавата на издаване и използване и указанията на приемащата институция. Така офертата обхваща необходимия превод, заверка, апостил или административно съдействие, а цената и срокът се определят за реалния документ. Актуални официални отправни точки са услугите на НАЦИД за апостил на образователни документи и указанията на МВнР за заверки и легализация.