Легализация на документи е общото название на удостоверителните действия, чрез които официалният произход на публичен документ се признава извън държавата на издаване. Когато редът включва апостил или друго удостоверяване, се потвърждават подписът, качеството на подписалото лице и при необходимост печатът или щемпелът върху документа. Не се потвърждава истинността на описаните факти и частният документ не се превръща в публичен. Затова точният ред не може да се определи само по общото название „удостоверение“, „декларация“ или „диплома“.
Как се определя приложимият режим?
Практическият режим се определя от четири връзки: кой е издал документа, в коя държава е издаден, къде ще бъде представен и за каква цел. Между две държави може да действа договор за правна помощ, Хагската конвенция за апостила или пълният дипломатически и консулски ред. За част от публичните документи в Европейския съюз действа и специално облекчение. Изискването на получаващата институция остава важно, особено за формата на превода и копията.
Какво удостоверява апостилът?
Апостилът е стандартизирано удостоверение по Хагската конвенция от 1961 г. Той потвърждава автентичността на подписа върху публичния документ, качеството, в което е действало подписалото лице, и когато е приложимо — автентичността на печата или щемпела. Апостилът не удостоверява съдържанието на документа.
Всяка договаряща страна определя компетентните органи, които издават апостил. Издаденият апостил се вписва в регистър с номер и дата, а проверката го свързва с подписалото лице или с органа, поставил печата.
Апостил за документи, издадени в България
За документи, издадени в България, компетентният орган се определя според издателя и вида на документа. Апостили издават областните администрации, Министерството на правосъдието, НАЦИД и Министерството на външните работи в рамките на съответната им компетентност.
Заглавието на документа само по себе си не е достатъчно, защото сходни удостоверения могат да бъдат издадени от различни органи. При оценката се разглеждат конкретният издател, подписът, печатът, датата и формата на екземпляра — оригинал, дубликат, препис или многоезично извлечение.
Апостил от областна администрация
Областните администрации издават апостил за актове на кметове и общински администрации. Тук попадат много удостоверения за гражданско състояние и адрес, но компетентността се определя от издателя, а не само от заглавието. Документът трябва да позволява разпознаване на органа, подписалото длъжностно лице, датата и печата. При дубликат, препис или многоезично извлечение се преценява конкретният издаден екземпляр.
Апостил от Министерството на правосъдието
Министерството на правосъдието е компетентно за съдебни актове и за нотариални удостоверявания. Съдебно решение, свидетелство за съдимост, нотариално заверена декларация, пълномощно или нотариален препис могат да имат различна подготовка според документа и държавата на представяне. Апостилът удостоверява подписа и официалното качество, но не заменя отбелязване за влизане в сила, заверка на препис или друг реквизит, когато такъв е необходим за самия акт.
Апостил от НАЦИД
НАЦИД издава апостил за определените образователни и удостоверителни документи от висши училища, институции в системата на предучилищното, училищното и професионалното образование и звена на Министерството на образованието и науката. Услугите се заявяват според вида и издателя на документа; затова актуалният обхват се проверява в официалния портал, вместо да се разчита на стар списък с години на издаване. НАЦИД поддържа и електронен регистър за проверка.
Апостил и легализация от Министерството на външните работи
Министерството на външните работи издава апостил за българските публични актове, които не са в компетентността на Министерството на правосъдието, НАЦИД или областните администрации. Това може да включва документи от централни държавни органи и други администрации. При държава извън режима на Хагската конвенция МВнР участва и в пълната легализационна верига. Точната последователност зависи от държавата и от органа, който е издал акта.
Документи от чужбина за България
Чуждестранен документ за използване в България следва режима на държавата на издаване и действащите ѝ отношения с България. При приложима Хагска конвенция апостилът обичайно се издава от компетентен орган в държавата на произход. При договор за правна помощ може да няма изискване за апостил или допълнителна легализация. Когато не се прилага нито един от тези режими, се използва последователно удостоверяване от органите на издаващата държава и съответното дипломатическо или консулско представителство.
Документи в Европейския съюз без апостил
Регламент (ЕС) 2016/1191 премахва апостила за определени публични документи, които се представят между държави от Европейския съюз. Обхватът му е ограничен до посочени области, сред които раждане, брак, местоживеене и липса на съдебно минало; той не отменя всички формалности за всяка диплома, договор или фирмен документ. Многоезичният стандартен формуляр може да подпомогне разбирането на приложим документ, но не е универсален заместител на превода.
Превод и заверка на превода
Апостилът и преводът изпълняват различни функции. Апостилът удостоверява произхода на публичния акт, а преводът предава съдържанието му на езика на получателя. Заверката на превода, подписът на преводача, нотариалното удостоверяване или друга форма се избират според държавата и институцията, пред която ще се използва документът. Български документ за чужбина не винаги трябва да бъде преведен или заверен именно в България; изискванията на крайния получател са решаващи.
Документи с електронен апостил
Електронният апостил съдържа същите основни удостоверителни данни като хартиения, но се издава и подписва в електронна форма и се проверява в съответен електронен регистър. Сканиран хартиен документ, електронно подписан оригинал и файл с електронен апостил са различни обекти. При предварителна оценка се разглеждат всички страници, приложения, подписи, печати, кодове и адреси за проверка, а изискването за оригинал или заверено копие остава според конкретната процедура.
Как се определят подготовката, цената и срокът?
Ла Фит Транс предлага писмен превод, редакционен контрол, подготовка на заверени екземпляри и координация на приложимите заверки. Офертата се изготвя според езиковата комбинация, обема и четливостта, вида на документа, броя екземпляри, държавата на представяне и административните такси. Срокът за превода се посочва отделно от времето за работа на компетентния орган. Клиентът получава ясна оферта за необходимите услуги, без да се включват процедури, които не са относими към конкретния документ.
МВнР описва режимите за български и чуждестранни документи. Хагската конференция посочва компетентните органи за апостил в България. НАЦИД публикува актуалните услуги за апостил на образователни документи. Европейският портал за електронно правосъдие разяснява облекченията за публични документи в ЕС.