Η νομιμοποίηση είναι ο γενικός όρος για τις πράξεις πιστοποίησης που επιτρέπουν να αναγνωριστεί η επίσημη προέλευση ενός δημόσιου εγγράφου εκτός της χώρας έκδοσής του. Όταν η διαδικασία περιλαμβάνει επισημείωση Apostille ή άλλη πιστοποίηση, ελέγχονται η υπογραφή, η ιδιότητα του υπογράφοντος και, όπου απαιτείται, η σφραγίδα. Δεν πιστοποιούνται τα αναγραφόμενα γεγονότα και ένα ιδιωτικό έγγραφο δεν μετατρέπεται σε δημόσια πράξη. Συνεπώς, η σωστή διαδικασία δεν προκύπτει μόνο από έναν γενικό τίτλο όπως πιστοποιητικό, δήλωση ή δίπλωμα.
Πώς καθορίζεται το εφαρμοστέο καθεστώς;
Το εφαρμοζόμενο καθεστώς καθορίζεται από τέσσερις συνδέσεις: αρχή έκδοσης, χώρα έκδοσης, χώρα χρήσης και σκοπό υποβολής. Μεταξύ δύο κρατών μπορεί να ισχύει σύμβαση δικαστικής συνδρομής, η Σύμβαση της Χάγης για την επισημείωση ή η πλήρης διπλωματική και προξενική διαδικασία. Ορισμένα δημόσια έγγραφα εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης υπάγονται επίσης σε ειδική απλούστευση. Οι απαιτήσεις του παραλήπτη παραμένουν καθοριστικές για τη μετάφραση και τη μορφή των αντιγράφων.
Τι πιστοποιεί η επισημείωση Apostille;
Η επισημείωση Apostille είναι τυποποιημένο πιστοποιητικό βάσει της Σύμβασης της Χάγης του 1961. Πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής σε δημόσιο έγγραφο, την ιδιότητα του υπογράφοντος και, όπου απαιτείται, την ταυτότητα της σφραγίδας. Δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο του εγγράφου.
Κάθε συμβαλλόμενο μέρος ορίζει τις αρμόδιες αρχές που εκδίδουν επισημειώσεις Apostille. Κάθε εκδοθείσα επισημείωση καταχωρίζεται με αριθμό και ημερομηνία, ώστε να συνδέεται με τον υπογράφοντα ή με την αρχή της οποίας η σφραγίδα εμφανίζεται στο έγγραφο.
Επισημείωση Apostille για έγγραφα που εκδίδονται στη Βουλγαρία
Για έγγραφο που εκδίδεται στη Βουλγαρία, η αρμόδια αρχή καθορίζεται από τον εκδότη και το είδος του εγγράφου. Στο αντίστοιχο πεδίο αρμοδιότητάς τους, επισημειώσεις εκδίδουν οι περιφερειακές διοικήσεις, το Υπουργείο Δικαιοσύνης, το NACID και το Υπουργείο Εξωτερικών.
Ο τίτλος του εγγράφου δεν αρκεί, επειδή πιστοποιητικά με παρόμοια ονομασία μπορεί να προέρχονται από διαφορετικές αρχές. Εξετάζονται ο συγκεκριμένος εκδότης, η υπογραφή, η σφραγίδα, η ημερομηνία και η μορφή του εγγράφου—πρωτότυπο, αντίγραφο, επικυρωμένο αντίγραφο ή πολύγλωσσο απόσπασμα.
Επισημείωση από βουλγαρική περιφερειακή διοίκηση
Οι βουλγαρικές περιφερειακές διοικήσεις εκδίδουν επισημείωση για πράξεις δημάρχων και δημοτικών διοικήσεων. Πολλά πιστοποιητικά αστικής κατάστασης και διεύθυνσης εμπίπτουν εδώ, αλλά η αρμοδιότητα ακολουθεί τον εκδότη και όχι μόνο τον τίτλο. Πρέπει να αναγνωρίζονται η αρχή, ο επίσημος υπογράφων, η ημερομηνία και η σφραγίδα. Αντίγραφο ή πολύγλωσσο απόσπασμα εξετάζεται στην ακριβή μορφή έκδοσής του.
Επισημείωση από το Υπουργείο Δικαιοσύνης
Το βουλγαρικό Υπουργείο Δικαιοσύνης είναι αρμόδιο για δικαστικές πράξεις και συμβολαιογραφικές επικυρώσεις. Δικαστική απόφαση, ποινικό μητρώο, συμβολαιογραφική δήλωση, πληρεξούσιο ή συμβολαιογραφικό αντίγραφο μπορεί να απαιτούν διαφορετική προετοιμασία ανάλογα με τη μορφή και τον προορισμό. Η επισημείωση πιστοποιεί υπογραφή και επίσημη ιδιότητα, αλλά δεν αντικαθιστά σημείωση τελεσιδικίας, επικύρωση αντιγράφου ή άλλο αναγκαίο στοιχείο της πράξης.
Επισημείωση από το NACID
Το NACID εκδίδει επισημείωση για τα καθορισμένα εκπαιδευτικά και πιστοποιητικά έγγραφα από ανώτατα ιδρύματα, φορείς προσχολικής, σχολικής και επαγγελματικής εκπαίδευσης και μονάδες του βουλγαρικού Υπουργείου Παιδείας. Η αίτηση εξαρτάται από το είδος και τον εκδότη, γι’ αυτό το ισχύον πεδίο ελέγχεται στην επίσημη πύλη και όχι σε παλαιό κατάλογο ημερομηνιών. Το NACID διατηρεί και ηλεκτρονικό μητρώο επαλήθευσης.
Επισημείωση και νομιμοποίηση από το Υπουργείο Εξωτερικών
Το βουλγαρικό Υπουργείο Εξωτερικών εκδίδει επισημείωση για βουλγαρικές δημόσιες πράξεις που δεν υπάγονται στο Υπουργείο Δικαιοσύνης, στο NACID ή στις περιφερειακές διοικήσεις. Μπορεί να περιλαμβάνονται έγγραφα κεντρικών κρατικών φορέων και άλλων διοικήσεων. Για χώρα εκτός της Σύμβασης της Χάγης, το Υπουργείο συμμετέχει και στην πλήρη αλυσίδα νομιμοποίησης. Η σειρά εξαρτάται από τη χώρα και την αρχή έκδοσης.
Έγγραφα που εκδόθηκαν στο εξωτερικό για χρήση στη Βουλγαρία
Ξένο έγγραφο για χρήση στη Βουλγαρία ακολουθεί το καθεστώς της χώρας έκδοσης και τις ισχύουσες νομικές σχέσεις της με τη Βουλγαρία. Όταν εφαρμόζεται η Σύμβαση της Χάγης, η επισημείωση εκδίδεται συνήθως από αρμόδια αρχή της χώρας προέλευσης. Σύμβαση δικαστικής συνδρομής μπορεί να καταργεί την επισημείωση ή πρόσθετη νομιμοποίηση. Διαφορετικά, η επικύρωση περνά από τις αρχές του κράτους έκδοσης και την αρμόδια διπλωματική ή προξενική αποστολή.
Έγγραφα χωρίς απαίτηση Apostille στην Ευρωπαϊκή Ένωση
Ο κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 καταργεί την επισημείωση για ορισμένα δημόσια έγγραφα που υποβάλλονται μεταξύ κρατών μελών. Το πεδίο περιορίζεται σε ρητά θέματα όπως γέννηση, γάμος, κατοικία και απουσία ποινικού μητρώου· δεν καταργεί κάθε διατύπωση για κάθε δίπλωμα, σύμβαση ή εταιρικό έγγραφο. Πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο μπορεί να διευκολύνει την κατανόηση επιλέξιμου εγγράφου, αλλά δεν αντικαθιστά γενικά τη μετάφραση.
Μετάφραση και επικύρωση
Η επισημείωση και η μετάφραση έχουν διαφορετικές λειτουργίες. Η επισημείωση πιστοποιεί την προέλευση της δημόσιας πράξης, ενώ η μετάφραση μεταφέρει το περιεχόμενο στη γλώσσα του παραλήπτη. Πιστοποίηση της μετάφρασης, υπογραφή μεταφραστή, συμβολαιογραφική πράξη ή άλλη μορφή επιλέγονται σύμφωνα με τη χώρα και τον φορέα παραλαβής. Βουλγαρικό έγγραφο για το εξωτερικό δεν απαιτείται πάντοτε να μεταφραστεί ή να επικυρωθεί στη Βουλγαρία· καθοριστικοί είναι οι κανόνες του τελικού παραλήπτη.
Έγγραφα με ηλεκτρονική επισημείωση Apostille
Η ηλεκτρονική επισημείωση περιέχει τα ίδια βασικά στοιχεία πιστοποίησης με την έντυπη, αλλά εκδίδεται και υπογράφεται ηλεκτρονικά και ελέγχεται σε σχετικό μητρώο. Σάρωση έντυπου εγγράφου, ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο πρωτότυπο και αρχείο με ηλεκτρονική επισημείωση είναι διαφορετικές μορφές. Η προκαταρκτική εξέταση καλύπτει σελίδες, παραρτήματα, υπογραφές, σφραγίδες, κωδικούς και διευθύνσεις επαλήθευσης· η απαίτηση πρωτοτύπου ή επικυρωμένου αντιγράφου παραμένει ειδική για τη διαδικασία.
Πώς καθορίζονται η προετοιμασία, η τιμή και ο χρόνος;
Η La Fit Trans συνδυάζει γραπτή μετάφραση, γλωσσικό έλεγχο, προετοιμασία επικυρωμένων αντιτύπων και συντονισμό της κατάλληλης πιστοποίησης. Η προσφορά λαμβάνει υπόψη γλωσσικό ζεύγος, όγκο, αναγνωσιμότητα, είδος εγγράφου, αριθμό αντιτύπων, χώρα προορισμού και διοικητικά τέλη. Ο χρόνος μετάφρασης διαχωρίζεται από τον χρόνο της αρμόδιας αρχής. Έτσι παρέχεται σαφής πρόταση για τις πραγματικά αναγκαίες υπηρεσίες χωρίς αυτόματη προσθήκη άσχετων ενεργειών.
Το βουλγαρικό Υπουργείο Εξωτερικών περιγράφει τα καθεστώτα βουλγαρικών και ξένων εγγράφων. Η Διάσκεψη της Χάγης παραθέτει τις αρμόδιες βουλγαρικές αρχές. Το NACID δημοσιεύει τις ισχύουσες υπηρεσίες για εκπαιδευτικά έγγραφα. Η Ευρωπαϊκή Πύλη e-Justice εξηγεί τις απλουστεύσεις για δημόσια έγγραφα στην ΕΕ.