Η έκφραση «έγγραφο εκδοθέν από πρεσβεία» μπορεί να περιγράφει δύο διαφορετικές περιπτώσεις. Στην πρώτη, το έγγραφο συντάσσεται και υπογράφεται πράγματι στη Βουλγαρία από διπλωματικό ή προξενικό υπάλληλο, όπως μια βεβαίωση, δήλωση ή προξενική πράξη. Στη δεύτερη, η πρεσβεία απλώς παραδίδει ή εξασφαλίζει έγγραφο που έχει εκδοθεί από μητρώο, δήμο, δικαστήριο ή άλλη αρχή του ξένου κράτους. Η διάκριση καθορίζει την εφαρμοζόμενη διαδικασία.
Για έγγραφο που συντάχθηκε από διπλωματικό ή προξενικό υπάλληλο ελέγχονται η επίσημη ονομασία της αποστολής, το όνομα και η ιδιότητα του υπογράφοντος, η σφραγίδα, η ημερομηνία, ο αριθμός αναφοράς και η χώρα χρήσης. Για υποβολή σε βουλγαρικό φορέα μπορεί να απαιτείται επικύρωση από τη Διεύθυνση Προξενικών Σχέσεων του βουλγαρικού Υπουργείου Εξωτερικών. Καθοριστικά παραμένουν το είδος του εγγράφου και οι απαιτήσεις του παραλήπτη.
Η Σύμβαση της Χάγης για την επισημείωση δεν εφαρμόζεται αυτομάτως σε έγγραφα που έχουν συνταχθεί από διπλωματικούς ή προξενικούς υπαλλήλους. Η εξαίρεση αυτή δεν σημαίνει ότι κάθε έγγραφο που παραλαμβάνεται από πρεσβεία ακολουθεί τον ίδιο κανόνα. Αν το έγγραφο εκδόθηκε από αρχή του ξένου κράτους και η πρεσβεία απλώς το διαβίβασε, η διαδικασία εξαρτάται από τη χώρα και την αρχή έκδοσης, τις σχετικές διεθνείς συμφωνίες και τον βουλγαρικό φορέα παραλαβής.
Η μετάφραση στα βουλγαρικά αποδίδει με ακρίβεια τον τίτλο, το περιεχόμενο, τις υπογραφές, τις σφραγίδες και τις σημειώσεις χωρίς να αλλάζει τη νομική λειτουργία του πρωτοτύπου. Τα ονόματα, οι διευθύνσεις, οι αριθμοί καταχώρισης και οι επίσημες ιδιότητες απαιτούν ιδιαίτερη συνέπεια. Όταν το έγγραφο περιλαμβάνει περισσότερες γλώσσες, το πρωτότυπο κείμενο διακρίνεται από τυχόν επίσημη μετάφραση ή επεξηγηματική σημείωση του εκδότη.
Σε ηλεκτρονικό έγγραφο εξετάζονται τα ορατά στοιχεία ηλεκτρονικής υπογραφής, η χρονοσήμανση, ο κωδικός και η διεύθυνση επαλήθευσης. Το σαρωμένο αντίγραφο πρέπει να εμφανίζει όλες τις σελίδες, τα παραρτήματα και τις επικυρώσεις. Αν ο παραλήπτης απαιτεί πρωτότυπο ή επίσημα επικυρωμένο αντίγραφο, η ψηφιακή εικόνα βοηθά στην προκαταρκτική αξιολόγηση και προσφορά, αλλά δεν αντικαθιστά την απαιτούμενη μορφή.
Η La Fit Trans παρέχει μετάφραση, γλωσσικό έλεγχο, προετοιμασία επικυρωμένων αντιγράφων και υποστήριξη για την εφαρμοζόμενη επικύρωση. Η υπηρεσία προσαρμόζεται στο έγγραφο και στον τελικό προορισμό του χωρίς περιττές διαδικασίες. Έτσι, το έγγραφο της πρεσβείας και η μετάφρασή του αποτελούν συνεκτικό σύνολο για τον συγκεκριμένο βουλγαρικό φορέα.
Η τιμή και ο χρόνος εξαρτώνται από τη γλώσσα, την έκταση, την αναγνωσιμότητα, τον αριθμό αντιγράφων, το είδος της υπογραφής και τη διαδικασία επικύρωσης. Συγκεκριμένη προσφορά συντάσσεται μετά τον έλεγχο του εγγράφου και των απαιτήσεων του παραλήπτη. Ο χρόνος μιας δημόσιας αρχής αναφέρεται χωριστά από τον χρόνο μετάφρασης και γλωσσικού ελέγχου.
Το βουλγαρικό Υπουργείο Εξωτερικών εξηγεί τα καθεστώτα για ξένα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στη Βουλγαρία. Το Πρακτικό Εγχειρίδιο της Διάσκεψης της Χάγης εξηγεί την εξαίρεση για διπλωματικά και προξενικά έγγραφα. Το βουλγαρικό διοικητικό μητρώο περιγράφει την υπηρεσία επικύρωσης και νομιμοποίησης του Υπουργείου.