Изразът „документ, издаден от посолство“ може да обозначава два различни случая. В първия документът действително е съставен и подписан от дипломатически или консулски служител в България — например удостоверение, декларация или консулска заверка. Във втория посолството само предава или осигурява документ, издаден от регистър, община, съд или друга институция в съответната чужда държава. Разграничението е важно, защото определя приложимия ред.
При документ, съставен от дипломатически или консулски служител, се проверяват официалното наименование на представителството, длъжността и името на подписалия, печатът, датата, регистрационният номер и държавата, пред която ще се използва. За представяне пред български орган може да бъде необходимо удостоверяване от Дирекция „Консулски отношения“ на МВнР, но конкретното изискване се определя от вида на документа и от институцията, която ще го приеме.
Хагската конвенция за апостила не се прилага автоматично към документи, съставени от дипломатически или консулски служители. Това изключение не означава, че всеки документ, получен в посолство, следва същия режим. Ако актът е издаден от орган в чуждата държава и посолството само го е предоставило, той се разглежда според държавата и органа на издаване, приложим международен договор и изискванията на българския получател.
Преводът на български предава точно заглавието, съдържанието, подписите, печатите и отбелязванията, без да променя правната функция на документа. Особено внимание изискват личните имена, адресите, регистрационните номера и длъжностите. Когато в документа има текст на повече от един език, се уточнява коя част е оригинална и коя представлява служебен превод или пояснение.
При електронен документ се преглеждат видимите данни за електронен подпис, времеви печат, код или адрес за проверка. Сканираното копие трябва да показва всички страници, приложения и заверки. Ако получателят изисква оригинал или официално заверено копие, цифровото изображение може да послужи за предварителна оценка и оферта, но не заменя изисканата форма.
Ла Фит Транс предлага превод, редакционен контрол, подготовка на заверени екземпляри и съдействие за приложимото удостоверяване. Услугата се съобразява с документа и крайното му предназначение, без да се добавят ненужни процедури. Така посолският акт и преводът му се оформят като последователен комплект за конкретната българска институция.
Цената и срокът зависят от езика, обема, четливостта, броя екземпляри, вида на подписа и необходимия ред за удостоверяване. След преглед на документа и изискванията на получателя се изготвя конкретна оферта. Срокът на административен орган се посочва отделно от времето за превод и редакционна проверка.
МВнР описва режимите за представяне на чуждестранни документи в България. Практическото ръководство на Хагската конференция разяснява изключението за дипломатически и консулски документи. Административният регистър представя услугата на МВнР за заверка и легализация.