Der Ausdruck „von einer Botschaft ausgestelltes Dokument“ kann zwei unterschiedliche Fälle bezeichnen. Im ersten Fall wird die Urkunde tatsächlich von einem diplomatischen oder konsularischen Bediensteten in Bulgarien errichtet und unterzeichnet, etwa als Bescheinigung, Erklärung oder konsularische Bestätigung. Im zweiten Fall übermittelt oder beschafft die Botschaft lediglich ein Dokument, das von einem Register, einer Gemeinde, einem Gericht oder einer anderen Behörde des ausländischen Staates stammt. Diese Abgrenzung bestimmt den anwendbaren Weg.
Bei einer von einem diplomatischen oder konsularischen Bediensteten ausgestellten Urkunde werden die amtliche Bezeichnung der Vertretung, Name und Funktion des Unterzeichners, Siegel, Datum, Aktenzeichen und Verwendungsstaat geprüft. Für die Vorlage bei einer bulgarischen Behörde kann eine Bestätigung durch die Direktion „Konsularische Beziehungen“ des bulgarischen Außenministeriums erforderlich sein. Maßgeblich bleiben Art der Urkunde und Vorgaben der empfangenden Stelle.
Das Haager Apostille-Übereinkommen gilt nicht automatisch für Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Bediensteten errichtet wurden. Diese Ausnahme erfasst nicht jedes Dokument, das bei einer Botschaft abgeholt wurde. Stammt die Urkunde von einer Behörde des ausländischen Staates und hat die Botschaft sie nur weitergeleitet, richten sich die Formalitäten nach Ausstellungsstaat und -behörde, einschlägigen internationalen Abkommen und den Anforderungen des bulgarischen Empfängers.
Die bulgarische Übersetzung gibt Überschrift, Inhalt, Unterschriften, Siegel und Vermerke genau wieder, ohne die rechtliche Funktion des Originals zu verändern. Namen, Anschriften, Registriernummern und Amtsbezeichnungen müssen durchgehend einheitlich bleiben. Enthält das Dokument mehrere Sprachen, werden der ursprüngliche Text und eine bereits vorhandene amtliche Übersetzung oder Erläuterung klar unterschieden.
Bei elektronischen Urkunden werden sichtbare Angaben zur elektronischen Signatur, Zeitstempel, Prüfcodes und Prüfadresse berücksichtigt. Ein Scan soll sämtliche Seiten, Anlagen und Bestätigungsvermerke zeigen. Verlangt die empfangende Stelle ein Original oder eine amtlich beglaubigte Abschrift, kann die digitale Datei für Vorprüfung und Angebot dienen, ersetzt jedoch nicht die geforderte Form.
La Fit Trans übernimmt Übersetzung, redaktionelle Kontrolle, Vorbereitung beglaubigter Ausfertigungen und Unterstützung bei der einschlägigen Bestätigung. Die Leistung wird auf das konkrete Dokument und seinen Zweck abgestimmt, ohne unnötige Verfahrensschritte hinzuzufügen. So bilden Botschaftsurkunde und Übersetzung einen schlüssigen Satz für die betreffende bulgarische Stelle.
Preis und Bearbeitungszeit hängen von Sprache, Umfang, Lesbarkeit, Exemplarzahl, Signaturform und Beglaubigungsweg ab. Nach Prüfung der Urkunde und der Empfängervorgaben wird ein konkretes Angebot erstellt. Die Bearbeitungsfrist einer Behörde wird getrennt von Übersetzung und redaktioneller Prüfung ausgewiesen.
Das bulgarische Außenministerium erläutert die Verfahren für ausländische Dokumente in Bulgarien. Das Praxishandbuch der Haager Konferenz erklärt die Ausnahme für diplomatische und konsularische Urkunden. Das bulgarische Verwaltungsregister beschreibt die Beglaubigungs- und Legalisationsleistung des Außenministeriums.