Какво представлява легализацията на документи?

Какво представлява легализацията на документи?

Легализация на документи и други книжа е необходима при използването на документ, издаден от една държава, в друга чужда държава. Чрез легализацията на документи се удостоверява автентичността и верността на документа, така че той да бъде използван пред държавни и частни администрации в чужда държава. Освен легализация на документа е необходимо да се извърши и писмен превод на официалния език на държавата, пред която ще се използва документа.

В зависимост от издаващата държава, процесите на легализация на документи се разграничават на три основни групи.

Легализация на документи, издадени от държава-членка на Хагската конвенция (Apostille)

Най-често срещания е когато документът е издаден от държава, която е страна по Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове (Хагска конвенция). В този случай издаващата документа държава, удостоверява автентичността на документа като поставя апостил (apostille).

Какво е апостил (apostille)?

Апостилът (Apostille) е удостоверение с печат/щампа, което удостоверява истиността на положения подпис на лицето, подписало документа; качеството, в което е действало лицето; и автентичността на поставените в документа печат или марка. Апостилът се съставя на официалния език на държавата и се поставя върху самия документ или на продължение към него, като неразделна част. Често се съставя на официалния език на държавата и на английски език, като единствено заглавието винаги следва да присъства и на френски език (Аpostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

Съгласно Хагската конвенция, всяка държава-членка посочва органите, които в съотвествие със служебните си задължения са оправомощени да поставят апостил (apostille). Всеки от посочените органи поддържа регистър на издадените апостили, като посочва - поредния номер и дата на поставянето му; името на лицето, подписало публичния акт, и качеството, в което е действало.

Удостоверяване с апостил (apostille) на документи, издадени в България

В Република България органите, поставящи апостил (apostille) са Областните администрации, Министерство на правосъдието, Национален център за информация и документация и Министерство на външните работи.

Изискванията за издаване на български документ, за да бъде удостоверен с апостил зависи от вида документ и издаващия орган. Могат да се разграничат няколко най-често срещани видове документи по органите, поставящи апостил.

Удостоверяване с апостил на документи от Областни администрации

Легализация на документи (удостоверяване с apostille) от Областните администрации е най-често срещана при удостоверение за раждане и удостоверение за граждански брак, които следва да бъдат издадени като “дубликат” с правоъгълен печат, удостоверяващ положените подписи и печати на документа. Други често срещани документи за легализация от този тип са удостоверение за семейно положение, съпруг/а и деца; удостоверение за постоянен адрес; удостоверение за настоящ адрес; удостоверение за сключване на брак от български гражданин в чужбина; удостоверение за идентичност на лице с различни имена и др., се издават като “оригинал” с правоъгълен печат, удостоверяващ положените подписи и печати.

Легализацията (удостоверяването) с апостил от Областни администрации може да се провери на: http://apostille.gov.bg/

Удостоверяване с апостил (apostille) на документи от Министерсво на правосъдието

Легализация на документи (удостоверяване с apostille) от Министерство на правосъдието се поставя на документи издадени от съдилища и такива заверени от нотариус.

При документите издадени от съдилища, най-често използваните пред чужда държава са свидетелство за съдимост и решения. Изискването за издаването на свидетелство за съдимост за чужда държава е да бъде посочено за коя държава следва да послужи и да има поставени подписи от съдя и съдебен деловодител, което е съществената разликата от свидетелство за съдимост, издадено за ползване в България. При решение от съд издадено като “препис” следва да има поставен печат “Вярно с оригинала”, да е посочена дата на влизане в сила и да бъдат поставени подписи на съдя и секретар/деловодител. В случай, че подписа на съдията не е в оригинал, то следва да са изписани имената на секретаря/деловодителя.

При легализация на документи (удостоверение с апостил), които са заверени от нотариус изискванията за издаване са в оригинал със заверка от нотариуса, удостоверяваща положените подписи (напр. пълномощно и декларация); както и като препис от нотариус, в която заверка се удостоверява, че е снет препис от оригинал (напр. договор, учредителен акт, протокол).

Легализацията (удостоверяването) с апостил от Министерство на правосъдието може да се провери на: https://apostil.mjs.bg

Удостоверяване с апостил (apostille) на документи от Национален център за информация и документация (НАЦИД)

Легализация на документи (удостоверяване с apostille) от НАЦИД се извършва на всички образователни документи издадени от български образователни институции.

Националният център за информация и документация (НАЦИД) е единствения орган в Република България, който предоставя услугата по легализация (удостоверяване с апостил) изцяло онлайн, съгласно Пилотната програма за електронен апостил (e-APP) на Хагската конференция по международно частно право и Националното сдружение на нотариусите на Съединените щати от 10.03.2006г.

Електронният апостил (е-апостил / e-apostille) е със същата стойност и реквизити, спазвайки изискванията на Хагската конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове, както хартиения апостил. Единствената разлика между хартиения и електронния апостил е в поставените печати и подписи, при електронния те са електронен подпис и печат, а при хартиения се поставят ръчно, но и в двата варианта тежестта е една и съща. Относно валидността на електронните апостили, тя се запазва отново както при хартиените, т.е. е безсрочна.

Най-честите образователните документи за предучилищно, училищно и професионално образование и обучение, които могат да се подават през програмата за електронен апостил са:
- Диплома за средно образование, издадена СЛЕД 01.01.2007 г.;
- Приложение към дипломата за средно образование, издадено СЛЕД 01.01.2007 г.;
- Свидетелство за основно образование, издадено СЛЕД 01.06.2009 г.;
- Свидетелство за професионална квалификация, издадено СЛЕД 01.06.2008 г.;
- Приложение към свидетелството за професионална квалификация, издадено СЛЕД 01.06.2008 г.;
- Удостоверение за завършен първи гимназиален етап на средно образование, издадено СЛЕД 01.06.2020 г.;
- Приложение към удостоверение за завършен първи гимназиален етап на средно образование, издадено СЛЕД 01.06.2020 г.;
- Удостоверение за завършен гимназиален етап, издадено СЛЕД 01.01.2007 г.;
- Приложение към удостоверение за завършен гимназиален етап, издадено СЛЕД 01.01.2007 г.;
- Свидетелство за професионална квалификация, издадено от Център за професионално обучение СЛЕД 01.08.2016г.;
- Удостоверение за професионално обучение, издадено от Център за професионално обучение СЛЕД 01.08.2016 г.;
- Свидетелство за правоспособност издадено от Център за професионално обучение СЛЕД 01.08.2016 г..

А при образователните документи от висши училища и научни организации, които могат да се подават през програмата за електронен апостил са:
- Диплома за завършена образователно-квалификационна степен на висше образование, издадена СЛЕД 01.01.2012 г.;
- Приложение към дипломата за висше образование, издадено СЛЕД 01.01.2012 г.;
- Диплома за образователна и научна степен „доктор“, издадена СЛЕД 01.01.2018 г.;
- Приложение към диплома за образователна и научна степен, издадено СЛЕД 01.01.2018г.;
- Диплома за научна степен „доктор на науките“, издадена СЛЕД 01.01.2018 г.;
- Удостоверение за признато висше образование, придобито в чуждестранни висши училища, издадено СЛЕД 01.01.2010 г.;
- Удостоверение за признаване на образователна и научна/научна степен, придобита в чуждестранно висше училище/научна организация, издадено СЛЕД 17.07.2018 г..

За образователни документи, издадени преди 01.01.2007 г. също е възможно издаването на електронен апостил, но е необходимо оригиналът на документа да се предостави за справка.

Легализацията (удостоверяването) с апостил от НАЦИД може да се провери на: https://apostille.bg

Удостоверяване с апостил (apostille) на документи от Министерсво на външните работи

Легализация на документи (удостоверяване с apostille) от Министрество на външните работи се поставя на документи издадени от Агенция по вписванията ( напр. Удостоверение за актуално състояние на фирма), Национален осигурителен институт (напр. Удостоверение за месечен размер на пенсия), Национална агенция по приходите (напр. Удостоверение за наличието или липсата на задължения), Генерална дирекция “Национална полиция” (напр. Удостоверение за притежание на документ за самоличност). Документи издадени от тези институции и подлежащи на легализация (удостоверяване с апостил), следва да бъдат издадени на бланка на институцията, да е посочено пред коя държава ще се използва документа и да има поставени подпис и печат.

Легализацията (удостоверяването) с апостил от Министерсво на външните работи може да се провери на: https://apostille.mfa.bg

Освен легализация на документа (удостоверяване с апостил) на документ издаден от български орган, следва същият да бъде преведен на официалния език на държавата, в която ще бъде използван и преводът да бъде заверен в Министерство на външните работи.

Използването на документи в България, издадени от чужда държава-членка на Хагската конвенция

При документ, издаден от чужда държава-членка на Хагската конвенция е необходимо документът да бъде легализиран (удостоверен с апостил) в държавата, която го издава. За да бъде използван в България е необходимо и да се извърши писмен превод на български език и същият да бъде заверен пред нотариус от заклет преводач. Така издаден документът може да бъде използван в България.

Легализация на документи (удостоверяване с апостил) не се изисква, ако документът е издаден от държава, която има двустранни договори, които освобождават документите от легализация и удостоверяване, с държавата, в която ще бъде използван документът. Остава необходимостта документът да бъде издаден съгласно изискванията за използване в чужда страна, съгласно законодателство на издаващата държава, както и същия да бъде преведен на официалния език на държавата. Част от държавите, с които Република България има двустранни отношения са Македония, Австрия, Франция и др.

За документи, издадени от държава, което не е членка в Хагската конвенция и няма двустранни договори за правна помощ с държавата, в която след да бъде използван документът е необходимо да се извърши легализация на документа, като се постави заверка от Министерство на външните работи на издаващата държава и заверка от посолството на държавата, в която следва да послужи документът. Така издаден документът се превежда на официалния език на държавата и следва преводът да бъде заверен.