Die Einteilung der Dokumente für die schriftliche Übersetzung nach Gruppen ermöglicht La Fit Trans, das Material vor der Angebotserstellung sachgerecht zu bewerten. Die Gruppen I–IV sind keine Sprachgruppen und sagen nichts über die rechtliche Bedeutung eines Dokuments aus. Sie beschreiben, wie standardisiert der Aufbau ist, wie viel freier Text vorliegt, wie dicht die Fachterminologie ist und welcher Aufwand für Tabellen, Stempel, Anlagen und Querverweise entsteht.
Gruppe I umfasst üblicherweise kurze Urkunden und Bescheinigungen mit festen Feldern und wenig freiem Text. Gruppe II betrifft umfangreicher strukturierte Bildungs-, Qualifikations-, Beschäftigungs- und Verwaltungsunterlagen mit mehr Bezeichnungen, Datenreihen, Noten, Funktionen oder Registrierungsangaben. Die Abgrenzung richtet sich nach dem tatsächlichen Umfang und Aufbau der konkreten Vorlage und nicht allein nach ihrem Titel.
Gruppe III wird für Vertrags-, Unternehmens-, Gerichts-, Steuer- und Buchhaltungsunterlagen mit zusammenhängenden Klauseln, Rechtsbegriffen, Zahlen und internen Verweisen verwendet. Gruppe IV umfasst Texte mit dichter Fachsprache, etwa spezialisierte juristische, medizinische, technische, wissenschaftliche oder finanzielle Unterlagen. Hier werden Übersetzer und Redaktion passend zum genauen Fachgebiet ausgewählt, damit die Terminologie im gesamten Dokumentensatz einheitlich bleibt.
Die gleiche allgemeine Dokumentbezeichnung führt nicht immer zur gleichen Gruppe. Eine kurze Bescheinigung kann standardisiert sein, während das ausländische Gegenstück mehrere Anlagen, handschriftliche Einträge oder komplexe Tabellen enthält. Auch ein Vertrag kann ein knappes Muster oder ein umfangreiches Fachinstrument sein. Maßgeblich sind deshalb die lesbare Datei, Sprachrichtung, Wiederholungen, Gestaltung, Frist und der Verwendungszweck der Übersetzung.
In einem gemischten Dokumentensatz kann jede Datei einer eigenen Gruppe zugeordnet werden, ohne den Auftrag künstlich aufzuteilen. Das Gesamtangebot berücksichtigt die Beziehungen zwischen den Unterlagen, wiederkehrende Angaben und die einheitliche Prüfung von Namen, Daten und Begriffen. Die Einteilung unterstützt damit auch die redaktionelle Kontrolle und nicht nur die Kalkulation.
Die Gruppe bildet die Grundlage für ein transparentes Angebot, schließt jedoch Beglaubigung, Apostille, Legalisation, notarielle Beurkundung, amtliche Gebühren oder Zustellung nicht automatisch ein. Solche Leistungen werden bei Bedarf getrennt ausgewiesen. La Fit Trans prüft sämtliche Seiten und Anlagen, bestimmt das passende Übersetzungsprofil und kalkuliert den tatsächlichen Dokumentensatz; die Detailseiten zu den Gruppen I, II, III und IV ergänzen diesen Gesamtüberblick mit Beispielen.